KPI con Excel

Pubblicato il Lascia un commentoPubblicato in KPI / Indicatori chiave di prestazioni
Gli indicatori di prestazioni chiave (indicatori KPI) sono misure visive delle prestazioni. Un indicatore KPI in base a un campo calcolato specifico è progettato per aiutare gli utenti a valutare rapidamente il valore corrente e lo stato di una metrica rispetto a un valore di destinazione definito. L’indicatore KPI indica le prestazioni del valore, definito da un misura di Base (noto anche come campo calcolato in PowerPivot in Excel 2013), rispetto a un valore di destinazione , definito anche da una misura o da un valore assoluto. Se il modello non contiene misure, vedere creare una misura

Tabella pivot con KPI
Tabella pivot con il nome completo dei dipendenti in righe e KPI delle vendite in valori

Creare un indicatore KPI

  1. Nella visualizzazione dati, fare clic sulla tabella che contiene la misura che verrà utilizzata come la misura di Base. Se non è già stato creato una misura di base, vedere creare una misura.
  2. Assicurarsi che l’area calcoli sia visualizzata. In caso contrario, in PowerPivot fare clic su Home> Area calcoli.L’area di calcolo verrà visualizzata sotto la tabella attualmente attiva.
  3. Nell’Area di calcolo, fare doppio clic sul campo calcolato che verrà fungere la misura di base (valore) e quindi scegliere Crea KPI.
  4. In Definisci valore di destinazione selezionare una delle seguenti opzioni:Selezionare misura e quindi scegliere una misura di destinazione nella casella.

    NOTA : Se non sono presenti campi nella casella, non sono presenti campi calcolati nel modello. È necessario creare una misura.

    Selezionare Valore assoluto e quindi digitare un valore numerico.

  5. In Definisci soglie stato fare clic e trascinare i valori soglia minimo e massimo.
  6. In Seleziona stile icona fare clic su un tipo di immagine.
  7. Fare clic su Descrizioni e quindi digitare le descrizioni per KPI, valore, stato e destinazione.

Modificare un indicatore KPI

  • Nell’Area calcoli destro la misura che funge dalla misura di base (valore) dell’indicatore KPI e quindi fare clic su Modifica impostazioni KPI.

Eliminare un indicatore KPI

  • Nell’Area calcoli destro la misura che funge dalla misura di base (valore) dell’indicatore KPI e quindi scegliere Elimina KPI.Eliminazione di un indicatore KPI non eliminare la misura di base o misura di destinazione (se è stata definita).

Altre informazioni sugli indicatori KPI

Nella terminologia aziendale, un indicatore KPI rappresenta una misurazione quantificabile per la valutazione degli obiettivi aziendali. Il reparto vendite di un’organizzazione potrebbe ad esempio usare un indicatore KPI per misurare il profitto lordo mensile rispetto al profitto lordo previsto. Il reparto contabilità potrebbe misurare le spese mensili rispetto ai ricavi per valutare i costi, mentre un reparto risorse umane potrebbe misurare l’avvicendamento trimestrale dei dipendenti. Ognuno di questi rappresenta un esempio di indicatore KPI. I professionisti aziendali usano spesso indicatori KPI raggruppati in una scorecard aziendale per ottenere un riepilogo cronologico immediato e accurato del successo aziendale o per identificare le tendenze.

Un KPI include:

Valore di base

Un valore di base viene definito da un campo calcolato che restituisce un valore. Tale valore può essere, ad esempio, creato come un’aggregazione di vendite oppure creato per definire il profitto per un dato periodo.

Valore di destinazione

Un valore di destinazione viene definito da un campo calcolato che restituisce un valore o da un valore assoluto. Un campo calcolato può essere usato, ad esempio, come valore di destinazione in base al quale i responsabili di un’azienda desiderano confrontare l’avanzamento del reparto vendite verso una determinata quota, dove il campo calcolato del budget rappresenta il valore di destinazione. Un esempio di uso di un valore assoluto come valore di destinazione è il caso di un responsabile delle risorse umane che desidera valutare il numero di giorni di assenza per malattia di ogni dipendente rispetto alla media, dove tale numero medio di giorni rappresenta il valore assoluto.

Soglie di stato

Una soglia di stato viene definita dall’intervallo tra una soglia minima e una massima. La soglia di stato viene visualizzata con un diagramma per consentire agli utenti di determinare facilmente lo stato del valore di base rispetto al valore di destinazione.

Esempio

Il responsabile vendite di Adventure Works vuole creare una tabella pivot da usare per visualizzare rapidamente se i dipendenti addetti alle vendite soddisfano o meno le rispettive quote di vendite per un determinato periodo (anno). Nella tabella pivot dovranno essere visualizzati, per ogni dipendente, l’importo in dollari delle vendite effettive, l’importo in dollari della quota di vendite e un semplice grafico con l’indicazione dello stato, ovvero se la quota di vendite di ognuno è inferiore, uguale o superiore a quella definita. Vuole inoltre poter sezionare i dati per anno.

A tale scopo il responsabile vendite sceglie di aggiungere un KPI vendite alla cartella di lavoro AdventureWorks. Creerà quindi una tabella pivot con i campi (campi calcolati e KPI) e i filtri dei dati per analizzare se la forza vendita soddisfa o meno le rispettive quote.

In PowerPivot viene creato un campo calcolato nella colonna SalesAmount della tabella FactResellerSales che indica l’importo in dollari delle vendite effettive per ogni dipendente addetto alle vendite. Tale campo calcolato definirà il valore di base dell’indicatore KPI. Il responsabile vendite può selezionare una colonna e fare clic su Somma automatica nella scheda Home o digitare una formula nella barra della formula.

Il campo calcolato Sales viene creato con la formula seguente:

Sales:=SUM(FactResellerSales[SalesAmount])

Nella colonna SalesAmountQuota della tabella FactSalesQuota è definita una quota vendite per ogni dipendente. I valori in questa colonna verranno usati come campo calcolato di destinazione (valore) nell’indicatore KPI.

Il campo calcolato SalesAmountQuota viene creato con la formula seguente:

Destinazione SalesAmountQuota:=Sum(FactSalesQuota[SalesAmountQuota])

NOTA : Tra la colonna EmployeeKey nella tabella FactSalesQuota e la colonna EmployeeKey nella tabella DimEmployees esiste una relazione, che risulta necessaria per rappresentare nella tabella FactSalesQuota ogni dipendente addetto alle vendite incluso nella tabella DimEmployees.

Dopo aver creato i campi calcolati da usare come valore di base e valore di destinazione dell’indicatore KPI, il campo calcolato Sales verrà esteso a un nuovo KPI vendite. Nel KPI vendite il campo calcolato di destinazione SalesAmountQuota viene definito come valore di destinazione. La soglia di stato viene definita come intervallo sotto forma di percentuale, la cui destinazione è pari al 100%, a indicare che le vendite effettive definite dal campo calcolato Sales hanno soddisfatto l’importo della quota definito nel campo calcolato di destinazione SalesAmountQuota. Le percentuali minima e massima sono definite sulla barra di stato e viene selezionato un tipo di grafico.

KPI in PowerPivot

Indicatori di prestazioni chiave in PowerPivot

A questo punto il responsabile vendite può creare una tabella pivot aggiungendo il valore di base, il valore di destinazione e lo stato dell’indicatore KPI al campo Valori. La colonna Employees viene aggiunta al campo RowLabel e la colonna CalendarYear viene aggiunta come filtro dei dati.

Il responsabile vendite può quindi visualizzare rapidamente lo stato delle vendite per il reparto vendite, sezionare per anno l’importo delle vendite effettive, l’importo della quota di vendite e lo stato per ogni dipendente addetto alle vendite. Può inoltre analizzare le tendenze di vendita negli anni per determinare se è necessario o meno modificare la quota di vendite per un dipendente.

 

Creare una misura in Power Pivot

Le misure (anche note come campi calcolati) sono una delle caratteristiche più efficaci di PowerPivot. Verranno usate spesso nell’analisi dei dati. Si tratta dei calcoli creati per misurare un risultato rispetto ad altri fattori che sono correlati all’analisi, ad esempio le vendite totali calcolate per ora, posizione geografica, organizzazione o prodotto.Alcune misure sono facili da creare, ad esempio quelle in cui viene usata un’aggregazione standard quale SUM o AVERAGE e che vengono creati tramite la caratteristica Somma automatica nella finestra di PowerPivot oppure le misure implicite create in Excel semplicemente trascinando un campo nell’area Valori. Altre possono essere più complesse ad esempio quelle derivanti da relazioni o dall’applicazione di filtri ai risultati, in quanto è richiesta una formula creata tramite DAX.Poiché esistono diversi tipi di misure che possono essere create in posizioni diverse, è importante individuare il tipo più appropriato. Per altre informazioni dettagliate sui campi calcolati, vedere misure in Power Pivot

Per creare una misura implicita in Excel

  1. Fare clic su una tabella pivot.
  2. Nell’elenco Campi tabella pivot trascinare un campo nell’area Valori.

Nelle misure implicite è possibile usare solo un’aggregazione standard (SUM, COUNT, MIN, MAX, DISTINCTCOUNT o AVG) e deve essere usato il formato dati definito per quell’aggregazione. Inoltre, le misure implicite possono essere usate solo dalla tabella pivot o dal grafico per cui sono state create.

Per creare una misura nella finestra di PowerPivot tramite Somma automatica

  1. Fare clic su una colonna.
  2. Fare clic su Calcoli> Somma automatica e quindi selezionare un’aggregazione.

Le misure create tramite Somma automatica vengono visualizzate nell’area dei calcoli disponibile immediatamente sotto la colonna di dati; tuttavia, è possibile spostarle in qualsiasi altra cella vuota dell’area dei calcoli per la stessa tabella. Alle misure create tramite Somma automatica viene assegnato un nome predefinito, tuttavia è possibile rinominarle nella barra della formula. Le misure create nell’area dei calcoli sono esplicite.

Per creare una misura nella finestra di PowerPivot tramite l’area dei calcoli

  1. Fare clic su Home>Visualizza> Area calcoli.
  2. Fare clic su una cella vuota nell’area calcoli.
  3. Nella barra della formula situata nella parte superiore della tabella inserire una formula nel formato <nome misura>:<formula>
  4. Premere INVIO per accettare la formula.

Le misure create nell’area calcoli vengono archiviate nella tabella selezionata, ma possono essere usate come campo da qualsiasi tabella pivot, grafico pivot o rapporto. Le misure create nell’area dei calcoli sono esplicite.

Per creare una misura tramite la finestra di dialogo Misura di Excel

  1. Nella finestra di Excel fare clic su PowerPivot> Calcoli> Misure> Nuova misura.
  2. In corrispondenza di Nome tabella nella finestra di dialogo Misura fare clic sulla freccia GIÙ, quindi selezionare la tabella in cui si vuole sia presente la misura.La scelta della tabella determina la posizione di archiviazione della definizione della misura. Non è necessario che la misura sia archiviata in una tabella a cui questo campo fa riferimento.
  3. In Nome misura digitare un nome.Il nome della misura deve essere univoco e non è possibile usare lo stesso nome usato per una qualsiasi colonna.
  4. Nella casella di testo Formula posizionare il cursore dopo il segno di uguale (=), quindi inserire una formula.
  5. Fare clic su Controlla formula per convalidare.
  6. In Categoria selezionare un tipo di misura.Il tipo di misura non influisce sulla modalità di calcolo della formula, viene infatti fornito solo a scopo informativo.
  7. Se la formula viene convalidata, fare clic su OK.

Le misure create tramite la finestra di dialogo Misure in Excel vengono archiviate nella tabella selezionata. Successivamente è possibile visualizzare e modificare la misura nella finestra di dialogo Gestisci misure in Excel o nell’area dei calcoli per la tabella nella finestra di PowerPivot. Le misure create usando questo metodo sono esplicite.